カンファレンスとは？意味や開催形式・手順を紹介

ビジネスシーンのなかでも、「カンファレンス」という言葉が用いられることがあります。カンファレンスとは、簡単にいってしまえば「大規模な会議」のことです。しかし、使われる場面によって意味が異なる場合もあります。また、カンファレンスと似ている言葉にミーティングやシンポジウム、フォーラムなどがありますが、これらとの違いがわからないという方も多いのではないでしょうか。

本記事では、カンファレンスとはどのような会議を指すのか、似ている言葉との違いにも触れながら、わかりやすく説明します。そして、ビジネスシーンにおけるカンファレンスの開催形式や開催手順、カンファレンスにおすすめの会場を紹介します。

カンファレンスとは

カンファレンス（Conference）は、「会議」や「協議会」などと訳される英単語です。ビジネスシーンで使われるときは、「大規模な会議」を指す場合が多いでしょう。

会議と聞くと、会議室やミーティングスペースで行う話し合いをイメージされるかもしれません。カンファレンスは、そのような日常のなかで行われる会議ではなく、広い会場で、大人数で行う会議を指します。参加者は、100人以上集まるケースもあります。会議というよりも、1つのイベントに近いイメージです。

カンファレンスの意味は業界や分野によって異なる

「カンファレンス」という言葉の意味は、用いられるシーンによっても変わります。ここでは、業界や分野ごとのカンファレンスを簡単に解説します。

ビジネスシーンにおけるカンファレンス

ビジネスシーンにおけるカンファレンスは、先ほど紹介した通り「大規模な会議」を指すことが多いです。社外から専門家を招いて基調講演やパネルディスカッションを行う、参加者同士で情報・意見を交換するなど、さまざまなスタイルがあります。

また、ビジネスシーンにおけるカンファレンスのなかには、一般の人が参加できるカンファレンスもあります。自社の製品やサービスをアピールする機会としても活用されています。

医療・介護現場におけるカンファレンス

医療や介護の現場で行われるカンファレンスには、いくつかの種類があります。その1つが、「ケアカンファレンス」です。ケアカンファレンスとは、医師や看護師、介護士と患者、家族などが参加して、情報を共有したり、ケアプランについて話し合ったりすることをいいます。

この他にも、医師や看護師、栄養士などさまざまな職種のスタッフが集まり、治療の方向性を話し合う「チームカンファレンス」や、一事例を深く検討し、その状況について理解を深める「ケースカンファレンス」などもあります。

学術におけるカンファレンス

学術研究を発表する場としての会議を「学会」といいます。同じ分野の専門家が集まり、知見の共有や討論などを行います。この学会を、「カンファレンス」と呼ぶこともあります。

スポーツ業界におけるカンファレンス

スポーツ業界においては、「競技連盟」や「同盟」の意味で「カンファレンス」という言葉が用いられることもあります。複数のチームで構成される組織を指す言葉ととらえることができるでしょう。

ここまでのカンファレンスは、すべて「会議」や「話し合い」を意味するものでしたが、スポーツ業界におけるカンファレンスは、まったく意味が異なります。ただ、これはアメリカにおける使い方であり、日本においては一般的とはいえないかもしれません。

カンファレンスと似ている言葉との違い

カンファレンス以外にも、「会議」や「話し合い」を意味する言葉は複数あります。ここからは、カンファレンスと似ている言葉との違いを見ていきます。

ミーティング

ミーティングとは、複数の人が集まって、あるテーマについて情報共有や意見交換をすることをいいます。

カンファレンスとミーティングでは、まず規模が違います。明確な定義があるわけではありませんが、小規模な（参加人数が少ない）会議をミーティング、参加者が100人以上集まるような大規模な会議をカンファレンスとすることが多いでしょう。

また、参加メンバーも違います。ミーティングは、たとえばそのプロジェクトにかかわっている人、同じ部署の人など、必要な人だけを集めて行います。一方カンファレンスは、そのテーマに興味・関心がある人なら、誰でも参加できるケースが多いです。

ディスカッション

ディスカッション（discussion）は、「議論」「討論」などと訳される英単語です。あるテーマについて、1つの結論を導き出すために複数人で話し合うことを意味します。

少人数のグループで行うディスカッションを「グループディスカッション」、専門的な知識を持った人が聴衆の前で討議する形式のディスカッションを「パネルディスカッション」といいます。

カンファレンスのなかで、1つの企画としてディスカッションが行われることもあります。

シンポジウム

シンポジウムは、日本語では「公開討論会」「研究討論会」などと呼ばれています。あるテーマについての専門家と、そのテーマに興味・関心がある人が集まって議論をしたり、知識を共有したりするイベントを指す言葉です。

シンポジウムとビジネスシーンにおけるカンファレンスには、明確な違いはないといえます。強いていうなら、シンポジウムは専門的なテーマを扱うことが多く、カンファレンスはビジネス関連のテーマが多いという程度ではないでしょうか。

フォーラム

フォーラムは、「公開討論会」「公開会議」などと訳されます。フォーラムと、ビジネスシーンにおけるカンファレンス、シンポジウムには、明確な違いはないと考えられます。

「フォーラムは一般の人も参加できるイベントを指すことが多い」と説明されることもあるようですが、関係者だけで実施するフォーラムもあります。また、一般の人が参加できるカンファレンスやシンポジウムもありますので、やはり厳密に区別するのは難しいといえるでしょう。

コンベンション

コンベンションとは、カンファレンスよりも大規模で、国際的な会議やイベントに対して使われることが多い言葉です。参加人数としては、数千人～1万人を超えるケースもあります。コンベンションはかなり大規模なイベントになりますので、企業が単独で開催するのは難しいでしょう。

カンファレンスの開催形式

ビジネスシーンにおけるカンファレンスの開催形式は、リアル形式、オンライン形式、ハイブリッド形式の3つに分けられます。1つずつ、詳しく紹介します。

リアル形式

リアル形式のカンファレンスは、登壇者と参加者全員を同じ会場に集めて実施します。レンタルスペースやホテルの宴会場を手配して実施するケースが多いですが、自社のオフィスに参加者全員が入れるほどの広い会議室やホールがあれば、会場を借りなくても実施できます。

リアル形式のカンファレンスは、参加者同士が直接会って、顔を見ながら話すことができるので、情報や熱量を共有しやすいというメリットがあります。また、参加者同士で新たなつながりを築くことができれば、そこからアイデアやビジネスが生まれることもあるかもしれません。そうした効果も狙いたい場合は、カンファレンスのあとに懇親会を開催し、参加者同士が交流できる機会を提供するとよいでしょう。

オンライン形式

オンライン形式のカンファレンスは、登壇者だけを会場に集めて実施します。参加者は、ライブ配信ツールで発表を視聴するという形式です。多くの場合、チャットや投票などの機能を活用して、参加者側からもコミュニケーションをとれる形で開催されます。

オンライン形式は、リアル形式ほど広い会場を必要としません。また、参加者に配布する資料などもデータで簡単に共有できるため、リアル形式に比べてコストや準備の手間を抑えることができます。また、遠方の人でも参加しやすいというメリットもあります。

ただ、やはりリアル形式に比べると、参加者同士のコミュニケーションはとりにくくなります。雰囲気や熱量も、リアル形式と同じように伝えるのは難しいでしょう。

ハイブリッド形式

リアル形式とオンライン形式を組み合わせたのが、ハイブリッド形式のカンファレンスです。リアルの会場で開催しているカンファレンスを、オンラインでも配信します。

ハイブリッド形式なら、「話し合いに参加したい」「雰囲気や熱量まで感じたい」という人はリアルの会場で参加し、会場まで行くのが難しい人はオンラインで参加ができます。参加者が希望する形で参加できるので、より多くの人にカンファレンスに参加してもらえるというメリットがあります。

ただ、リアル形式とオンライン形式の両方を準備する必要があるので、その分コストと準備の手間はかかります。

カンファレンスを開催する手順

では、カンファレンスを開催するためにはどのような準備が必要になるのでしょうか。ビジネスシーンにおけるカンファレンスの開催手順は、以下の通りです。

1. 企画を立てる
2. 形式を決定し、会場を押さえる
3. 告知・集客を行う
4. 運営の準備をする
5. カンファレンスの開催・アフターフォロー

1つずつ、詳しく見ていきましょう。

1.企画を立てる

企画を立てる際は、まずは「なぜカンファレンスを開催するのか」という目的を明確にするところから始めましょう。目的は企業によってさまざまですが、主要なものとしては、「新規顧客の獲得」「顧客ロイヤルティの向上」「ブランディング」「従業員エンゲージメントの向上」などが挙げられます。自社の状況や戦略と照らし合わせながら、適切な目的を設定しましょう。

そして、目的が決まったら、企画の中身を決めていきます。この際は、「5Ｗ2H」を活用しましょう。

• Why（なぜ）：カンファレンスの開催目的（※最初に決定済み）
• When（いつ）：カンファレンスを開催する日時
• Where（どこで）：カンファレンスを開催する場所
• Who（誰に）：カンファレンスのターゲット
• What（何を）：カンファレンスの具体的な内容、プログラム
• How（どのように）：カンファレンスの実施方法（開催形式、演出、会場づくりなど）
• How much（いくらで）：カンファレンスの開催にかかる費用

この7つの項目を明確にすることで、具体的で抜け漏れのない企画を立てることができます。

2.登壇者のスケジュールと会場を押さえる

企画が決まったら、登壇者のスケジュールを押さえます。もし登壇者のスケジュールが合わなければ、カンファレンスの開催日時の変更が必要になる可能性もありますので、できるだけ早めに確認しておきましょう。

同時に、会場も手配します。最適な会場は、どの形式で開催するかによって変わります。リアル形式・ハイブリッド形式の場合は、参加予定人数を収容できる広い会場を探す必要がありますが、オンライン形式であれば、登壇予定者が全員入れるだけのスペースがあれば開催できます。また、キャパシティだけでなく、アクセスのしやすさ、設備が充実しているかなども、チェックしておきたいポイントです。会場は、可能であれば下見をしておくことをおすすめします。

3.告知・集客を行う

企画と会場が決まったら、できるだけ早い段階から告知をしておきましょう。カンファレンスを開催することを知ってもらわなければ、当日は誰も来てくれないかもしれません。できるだけ多くの人に参加してもらえるよう、さまざまな方法で告知しましょう。以下は、告知方法の一例です。

• Web広告を配信する
• SNSで情報を発信する
• プレスリリースを配信する
• ダイレクトメールを送る
• イベント告知サイトに情報を投稿する

ターゲットに合わせて、効果的な告知方法を考えてみてください。また、直前のキャンセルや不参加を防ぐために、リマインドメールを送るなどして、参加意欲を高めることも大切です。

4.運営の準備をする

告知と並行して、当日に間に合うように必要なものを準備していきましょう。具体的に何を準備する必要があるかはカンファレンスの内容によって異なりますが、たとえば以下が挙げられます。

• 当日のプログラムやタイムスケジュール
• 参加申し込みフォーム
• 参加者に記入してもらうアンケート
• 機材・備品（プロジェクター、音響設備、演台など）
• 配信ツール など

機材をレンタルする場合は、ギリギリだと間に合わなくなる恐れがあります。何を自社で用意し、何をレンタルするのかを確認し、早めに手配しておきましょう。

5.カンファレンスの開催・アフターフォロー

当日は、スケジュール通りにカンファレンスを開催します。スムーズに運営できるように、入念にリハーサルを行っておきましょう。

そして、カンファレンスは開催したらそれで終わりではなく、しっかりアフターフォローをすることが重要です。そうすることで、カンファレンスの効果をより高めることができるでしょう。具体的には、カンファレンスに来てくれた人にお礼メールを送信する、参加できなかった人にアーカイブを送信するなどが考えられます。また、カンファレンスのレポートをプレスリリースで配信すると、より多くの人に情報を伝えることができます。

それから、カンファレンス実施後は、自社で振り返りの機会を設けることも忘れないようにしてください。参加者に記入してもらったアンケート結果を分析して、次回のカンファレンスに活かしましょう。

リアル形式のカンファレンスなら「IKUSA ARENA」がおすすめ

東京都内でリアル形式のカンファレンスを開催できる会場を探しているなら、「IKUSA ARENA」も検討してみてはいかがでしょうか。「IKUSA ARENA」は、2024年6月にオープンした大規模イベントスペースです。場所は、東武練馬駅から徒歩10分のところにあります。新宿や池袋からのアクセスも良好です。

広さは1,000㎡、最大700人まで収容できます。最新の音響設備とスクリーンも完備。その他に必要な機材があれば、持ち込んでいただくこともできます。300名分の椅子・机の貸し出しも可能です。設置のお手伝いもさせていただきます。飲食・アルコールもOKですので、カンファレンス後そのまま懇親会まで開催していただくこともできます。

また、「IKUSA ARENA」運営する株式会社IKUSAは、イベントの企画・運営のサポートも行っています。会場のことだけでなく、カンファレンス開催における課題なども、お気軽にご相談ください。

まとめ

「カンファレンス」という言葉は、使われるシーンや業界・分野によっても意味が変わってきます。ビジネスシーンにおいては、100人以上の参加者が集まるような「大規模な会議」を指すのが一般的です。外部の専門家や一般の参加者も招いて、情報共有や意見交換、ワークショップなどが行われることもあります。会議というよりはイベントに近いでしょう。

開催形式としては、リアル形式、オンライン形式、ハイブリッドの3つがあります。参加者と雰囲気や熱量まで共有したい、または参加者同士の交流を促したい場合には、リアル形式がおすすめです。東京都内でカンファレンスの会場を探しているなら、「IKUSA ARENA」も候補の1つとして検討してみてください。

この記事を書いた人

IKUSA ARENA編集部

IKUSA ARENAは、池袋から25分、新宿から35分の都内イベント施設です。700名以上収容可能な本施設は、音響設備やスクリーンを完備しており、運動会や懇親会、音楽イベントなど、さまざまな用途でご利用いただけます。