式典とは？開催に必要な準備、成功させるポイントを紹介

記念日や特定の出来事を祝うために、企業が「式典」を開催することがあります。自社に新入社員を迎え入れるための入社式や、会社を創立した日を祝う創立記念式典が、その代表的な例です。

本記事では、「自社でも式典を開催したいけれど、何から準備をすればよいかわからない」という方に向けて、そもそも式典とは何か、ビジネスにおける式典の一般的な流れ、式典の準備、式典を成功させるためのポイントを紹介します。

式典とは

式典とは、一定の形式に従って開催する儀式的な行事や式のことです。

「〇〇式」と呼ばれる行事や式は多数ありますが、そのなかでも大がかりなものや華やかなもの、特別なときに行われるものを「式典」とする傾向があります。たとえば、学校行事であれば入学式や卒業式などは、「式典」として行われます。プライベートなものであれば、結婚式や、地鎮祭、起工式、上棟式といった家の建設にともなう行事も、「式典」とされることがあります。ビジネスに関連するものであれば、内定式や入社式、創立記念式典などが挙げられます。

式典と合わせて、懇親会や祝宴が開かれることがありますが、これらは「式典」には含まれません。このような主催者側がゲストを招いて行うパーティーは、「レセプションパーティー」と呼ばれます。

式典と儀式の違い

「式典とは、一定の形式に従って開催する儀式的な行事や式のこと」とお伝えしましたが、「式典」と「儀式」は何が違うのでしょうか。

この2つの違いとしては、一定の形式に従って開催する行事や式のなかでも、伝統的なものや、宗教的な意味合いが強いものは「儀式」、それ以外のものを「式典」とすることが多いようです。先ほど式典の例をいくつか挙げましたが、そのなかの家の建設にともなう行事（地鎮祭、起工式、上棟式など）は、「儀式」のほうが適切かもしれません。

また、式典や儀式をまとめて「セレモニー」と呼ぶこともあります。

ビジネスにおける式典の一般的な流れ

ここでは、ビジネスにおける式典の具体例として、入社式と創立記念式典の一般的な流れを紹介します。

入社式

入社式は、新たに企業に入社する社員を歓迎し、新社会人になったことをお祝いするための式典です。新入社員に企業の一員になったという自覚を持ってもらう、企業のビジョン・価値観を共有する、社員同士の交流を促すといった目的があります。

入社式の一般的な流れは、以下の通りです。

入社式は、4月1日に行われるのが一般的です。この日が土日祝日で会社が休みの場合は、直後の月曜日に行われることが多いでしょう。

新型コロナウイルスが流行して以降は、式典やイベントもオンライン化が進みました。そのため最近は、入社式をオンライン形式やハイブリッド形式で実施する企業もあります。

創立記念式典

創立記念式典とは、企業や組織、団体を立ち上げた日をお祝いする式典のことをいいます。創立から10周年、20周年といった節目に行うケースが多いです。

創立記念式典は、これまでお世話になった取引関係者や来賓を招いて、祝賀会（お祝いのパーティー）を兼ねる形で行われることが多いです。その場合の、一般的な流れを紹介します。

創立記念式典のような来賓を招く式典やイベントは、自社をPRする機会でもあります。司会者は自社の「顔」として見られるので、言葉遣いや身だしなみには特に気を付けてもらいましょう。

式典を開催するために必要な準備

式典を開催するには、多くのことを準備しなければなりません。やるべきこととしては、以下が挙げられます。

• 企画の立案
• 日程調整と案内状の送付
• 会場の手配
• スピーチや挨拶の依頼
• プログラムや進行表の作成
• 資料や記念品の準備
• 懇親会の準備
• リハーサル

一つずつ、詳しく見ていきましょう。

企画の立案

まずは、どのような式典を開催するのか、具体的な企画を立てます。このとき、いきなり式典の内容を考えるのではなく、まずは目的を確認することが重要です。

たとえば入社式であれば、「社会人として・自社の一員としての自覚を持ってもらう」「仕事に対するモチベーションを高めてもらう」「社員同士でつながりを作ってもらう」などが、主な目的となります。創立記念式典であれば、社内向けには「企業理念やビジョンの再確認」「社員に日ごろの感謝を伝える」、社外向けには「関係者との関係強化」「自社の魅力、価値をアピールする」などの目的があります。

目的が明確になると、どのようなプログラムやスピーチ、演出が必要か、具体的な方向性が見えてくるでしょう。

そして、企画が決まったら、必要な経費を洗い出して、予算書も作成します。

日程調整と案内状の送付

次に、式典を行う日程を決めます。入社式であれば、先ほどお伝えした通り4月1日に行うのが一般的です。その他の式典であれば、その式典の主役の都合を優先して日程を決定します。たとえば、創立記念式典であれば、主役は企業のトップ（社長）です。そのなかで表彰式も行うなら、受賞者の都合も優先しましょう。

外部の人を招待する場合は、日程が決まったら案内状も送付しなければなりません。案内状は、往復はがきや封書など、フォーマルな形式で送付しましょう。案内状を送付する時期は、開催日の3ヶ月～1ヶ月前が目安です。会場によって異なりますが。1ヶ月～2週間前までには、最終的な来場者数を会場に報告する必要があります。また、案内状を受け取るのが開催日ぎりぎりになると、招待された人もスケジュールを調整するのが難しくなりますので、余裕をもって送付することが重要です。

会場の手配

日程調整と並行して、会場の手配も行います。会場は、式典の規模や予算に合わせて選びましょう。社外の会場を借りて開催するなら、予約はできるだけ早めに取っておくことをおすすめします。特に入社式は、どの企業も開催する時期が同じなので、予約が取りにくくなります。また、週末や大安、友引も予約が埋まりやすい傾向があります。

会場を選ぶ際は、以下のポイントを比較し、複数の候補をピックアップするとよいでしょう。

• アクセスしやすい場所にあるか
• 来場予定人数を収容できるだけのキャパシティがあるか
• 式典の雰囲気に合うか
• 必要な設備が備わっているか（またはレンタルすることは可能か）
• 内装やレイアウトの自由度の高さ
• 飲食・アルコールはOKか（懇親会や祝賀会を兼ねる場合）
• 会場の利用に関するルール
• 会場の利用料

実際に会場を見てみると、「ホームページの写真よりも狭く感じる」「駅から結構距離がある」などと感じることもあります。会場は、下見をしたうえで決定することをおすすめします。

東京都内で会場をお探しなら「IKUSA ARENA」がおすすめ

東京都内で式典を開催できる会場を探しているなら、「IKUSA ARENA」も検討してみてください。「IKUSA ARENA」は、2024年6月にオープンした大規模イベントスペースです。まだ新しく、とてもきれいな会場です。

場所は、東武練馬駅から徒歩10分のところにあります。新宿や池袋からのアクセスも良好です。メインフロアの広さは約700㎡、音響・照明設備、大型ステージとスクリーンも完備しています。フラットスペースになっているので、レイアウトも自由に組んでいただけます。300名分の椅子・机の貸し出し、設置のお手伝いもご相談ください。飲食・アルコールもOKなので、式典の後にそのまま懇親会も開催していただけます。

「IKUSA ARENA」は、1年前から予約を受け付けています。空き状況は、ホームページからもご確認いただけます。

スピーチや挨拶の依頼

式典でスピーチや挨拶をするとなると、文章を作成するのに時間がかかります。直前に依頼されると、負担が大きく、断られる可能性も高くなります。スピーチや挨拶をお願いしたい人には、早めに依頼しておきましょう。

式典でのスピーチや挨拶の尺は、一人あたり2～3分程度が目安です。その点も、依頼の際にお願いしておくとよいでしょう。社内の人にお願いする場合は、内容が他の人と被るのを防ぐために、一度文章を提出してもらってもよいかもしれません。

プログラムや進行表、台本などの作成

当日式典をスムーズに運営できるように、プログラムや進行表、司会者用の台本なども用意しておきましょう。式典の全体の流れと時間配分も確認できるように、進行表にはタイムスケジュールも記載しておきます。

また、来賓や登壇者を紹介するときに名前の読み間違いがあってはいけませんので、司会者用の台本には、名前にフリガナをふっておきましょう。珍しい苗字などは、アクセントも確認しておきます。そして、会社名は自社であっても省略せずに「株式会社〇〇〇〇」と正式名称で読み上げる必要があります。司会者には、その点も伝えておきましょう。

資料や記念品の準備

来場者に配布する資料や記念品などがある場合は、当日に間に合うように準備します。

記念品の予算は、会費制の場合は会費の1割程度を目安にするとよいでしょう。招待制の場合は、式典の規模や予算の総額に合わせて決定します。記念品として渡すものは、実用的で、使いやすいものが喜ばれます。創立記念式典なら、名入れできるアイテムがおすすめです。

料理やドリンクの手配

開催時間が長い式典の場合は、式典のなかで食事をすることもあります。また、式典の後に懇親会やレセプションパーティーを行うケースも多いです。そのような形で実施することを考えているなら、料理やドリンクも手配しなければなりません

食材や料理は、式典の内容に合わせて考えます。招待する人には、案内状で食物アレルギーの有無について尋ねておけるとよいでしょう

また、懇親会やレセプションパーティーを式典とは別の会場で行うなら、その会場も早めに押さえておく必要があります。移動の負担も考えて、式典の会場の近くで探すとよいでしょう。

リハーサル

当日スムーズに式典を運営できるように、リハーサルも行っておきましょう。リハーサルは、時間を計りながら通しで行います。可能であれば、当日利用する会場で行うのが望ましいです。

しっかりと運営マニュアルを作っていたとしても、リハーサルをしてみると改善点や不足が見つかることもあります。それらに対処する時間も考えて、リハーサルは開催日の直前ではなく、10日～1週間前までに行うことをおすすめします。

式典を成功させるためのポイント

最後に、式典を成功させるためのポイントを2つ紹介します。

準備とリハーサルは入念に行う

式典を成功させるためには、しっかりと準備とリハーサルを行っておくことが重要です。

紹介したように、式典を開催するために準備すべきことは非常に多くあります。漏れがないように、やらなければならないこと、用意しなければならないものを、最初にすべてリストアップしておくとよいでしょう。

リハーサルは、当日までに何度か実施できるのが望ましいです。ただ、どれだけ入念にリハーサルを行っていても、当日はイレギュラーが発生することもあります。その際に焦らずに対応できるように、起こり得るトラブルを想定して、体制やマニュアルを整えておくことも大切です。

イベント会社に依頼する

式典の準備には、多くの時間と労力がかかります。これらを削減するためにも、イベント会社の力を借りることも検討してみてはいかがでしょうか。イベント制作のプロに任せることで、式典のクオリティも高められる可能性があります。

先ほどおすすめの会場として紹介した「IKUSA ARENA」を運営する株式会社IKUSAは、イベントや研修のサポートを幅広く行っています。式典の企画から当日の運営、料理やドリンクの手配、会場演出まで、お気軽にご相談ください。

まとめ

式典とは、一定の形式に従って開催する儀式的な行事や式のことをいいます。ビジネスにおける式典の例としては、内定式、入社式、創立記念式典などがあります。ビジネスにおける式典は、社員同士の交流促進、関係者との関係構築などのために、懇親会や祝賀会を合わせて実施するケースが多いです。

式典を開催するには、多くのことを準備しなくてはなりません。担当者の負担を減らすために、そしてよりよい式典を作るためにも、イベント会社に依頼することも検討してみてください。

この記事を書いた人

IKUSA ARENA編集部

IKUSA ARENAは、池袋から25分、新宿から35分の都内イベント施設です。700名以上収容可能な本施設は、音響設備やスクリーンを完備しており、運動会や懇親会、音楽イベントなど、さまざまな用途でご利用いただけます。