貸し会議室の利用例20選とメリットを解説！活用する際の注意点も紹介

時間単位で会議室を借りられる「貸し会議室」。社内に会議室がない企業や大規模なイベントを開催するときなどに重宝されていますが、具体的なメリットや利用例・用途を押さえておくと、さらに幅広い用途で活用できることに気づくでしょう。

本記事では、貸し会議室を利用するメリットや、主な利用例・用途20選、利用する際の注意点を紹介します。

貸し会議室とは

貸し会議室とは、時間単位でレンタルできる会議室です。主に会議やセミナー、研修などのビジネスシーンでの利用が多く、数名単位で利用できるスペースから1,000名以上が利用できる大規模な会議室まで用途に応じてさまざまな広さが用意されています。

単にスペースのみでなく、ホワイトボードやプロジェクターなどの備品も貸し出ししている貸し会議室も少なくありません。また、貸し会議室によっては24時間レンタルできる場合もあり、時差のある海外とのオンライン会議や、開催するイベントの前日準備など、幅広い用途で利用できます。

貸し会議室を利用するメリット

貸し会議室は、会議やセミナーなどの場所が必要になったときに借りられる便利なサービスです。具体的にどのようなメリットがあるのか、具体例をまじえて解説します。

必要な時間・場所・広さの貸し会議室を借りられる

貸し会議室を利用するメリットとしては、会議室が必要なときに適正な時間だけ借りられる点がまず挙げられます。

自社内に会議室を設置していれば、会議の際に利用できますが、社内で会議室の利用が頻繁な場合、使いたいタイミングで空いていない可能性があります。また、そもそも自社内に会議室がないという企業も少なくありません。

また、「社内の会議室は小規模だが、大人数での研修がしたい」という場合にもおすすめです。このような場合、必要な時間・場所・広さに合わせて借りられる貸し会議室が役立ちます。

設備・備品が充実している

会議やセミナーなどに便利な設備・備品が充実している貸し会議室もあります。たとえば、インターネット回線やマイクセット、ホワイトボード、プロジェクター、スクリーン、モニターなどが挙げられます。こうした設備・備品を自社で購入するとコストがかかり、修理費がかかることも想定されます。

しかし貸し会議室には豊富な設備・備品が用意されているため、利用したいものを手軽に借りられます。ただし、貸し会議室によっては設備・備品が常設ではない場合もあるため、あらかじめレンタルの申し出をしなければならない可能性がある点には注意が必要です。また、レンタル料金がかかる場合もあります。

アクセスの良い場所にある貸し会議室を利用できる

参加者が集合するためにアクセスが良かったり、駅から近かったりする場所にある貸し会議室を利用することで、集合しやすいこともメリットの1つです。

たとえば、全国の支社・営業所から社員が集まる会議や研修では、ターミナル駅の近くにある貸し会議室を利用することで全員がスムーズに集合できます。また、外部向けのセミナーの場合にもアクセスの良い場所にある貸し会議室を活用すれば、地方からでも参加しやすいため多くの参加者を集められる可能性もあるでしょう。

好みのレイアウトで配置できる

貸し会議室は柔軟にレイアウトや配置を変えられる場合があり、用途に合わせた空間づくりができる可能性がある点も魅力です。

社内会議室では、机や椅子が固定されていたり、配線の関係でプロジェクターやモニターを自由に動かせなかったりする場合もあります。一方、貸し会議室では机・椅子などのレイアウトを変えられる場合があり、以下のように柔軟な活用が可能です。

• コの字で会議をしたあと、グループワークで島型にしたい
• 貸し会議室の前方はスクール形式、後方は島型にしたい
• スクール形式で研修をしてから、すべての机・椅子を撤去したい

このようなレイアウト変更を、スタッフが行うサービスを提供している貸し会議室もあります。重い机や椅子を動かしたり、配線を組んだりするという面倒な作業も行ってもらえるため、負担を減らせるでしょう。

多様な用途で利用できる

貸し会議室は会議や研修といった用途だけでなく、多様な使い道ができることで注目されています。

定番の用途といえば、会議や研修といった自社内での利用ですが、外部向けのセミナーや顧客を招待するイベントなどでも重宝されています。また、設備・備品が充実していることから、商品写真や動画資料などの撮影にもおすすめです。ほかにも、インタビュー・取材、レッスン、ワークショップなど、幅広い用途があります。

そのうえ、ビル内に複数の貸し会議室を用意している運営会社も多いため、たとえば大規模な貸し会議室でセミナーを行って、小規模な部屋をセミナー講師の控室として利用するという使い方も可能です。

このように貸し会議室はさまざまな用途で利用できるため、効果的に活用することでビジネスの幅が広がるかもしれません。

食事のために移動する手間を省ける

飲食可能な貸し会議室に限られますが、移動の手間なく食事ができる点もメリットといえるでしょう。

昼食をはさんだ会議やイベント後に懇談会を予定している場合には、食事に悩まされることが少なくありません。駅近やオフィス街にある貸し会議室の周辺にある飲食店は混雑しやすく、食事が取れなかったり、タイムスケジュール通りに進行できなかったりする可能性があります。

しかし飲食可能な貸し会議室を使えば、会議やイベントと同じ貸し会議室で食事が可能です。お弁当・オードブルやケータリングのサービスを利用すれば、移動の手間をかけずに食事を取ることができます。貸し会議室によってはフードサービスを提供する業者と提携している場合もあり、貸し会議室や備品の予約と同じ窓口で手配できる可能性があります。

貸し会議室の利用例・用途20選

会議や研修など、貸し会議室は多様な用途で利用できます。ビジネス利用だけでなく、アクセスの良い場所にある個室を借りられるためプライベートな集まりで利用されることも少なくありません。貸し会議室をどのように活用できるのか、具体的に見ていきましょう。

1．会議

貸し会議室は会議での活用が最も多いといえます。会議に便利な設備・備品を使うことができ、静かな空間を確保できる可能性が高いため会議に集中しやすいことが特徴です。

2．研修

貸し会議室は、新入社員研修や管理職研修といった研修にもおすすめです。ターミナル駅から近い貸し会議室を選べば、全国に対象の社員がいる研修でも集まりやすいでしょう。

3．セミナー・ウェビナー

貸し会議室ではマイクセットやプロジェクターなどを利用できるため、外部向けのセミナーも円滑に行えます。近年トレンドとなっているウェビナー（Webセミナー）も、貸し会議室を利用すると静かな環境で配信できる場合があります。

4．試験、面接

資格試験や入社試験、面接などで利用することもできます。複数の貸し会議室を予約しておけば控室として利用することも可能なため、試験や面接を円滑に進められるでしょう。

5．会社説明会

会社説明会を行いたいときにも、アクセスしやすい貸し会議室が便利です。貸し会議室の規模によっては、個別相談ブースや荷物置き場を設けることもできます。

6．株主総会

落ち着いた高級感のある貸し会議室は、株主総会での利用も可能です。必要な広さ・設備が整っている貸し会議室を選ぶことが重要です。

7．ワークスペース

集中して仕事をするためのワークスペースとしても貸し会議室の利用がおすすめです。数名単位で利用できる小規模な貸し会議室であればリーズナブルに借りられて、落ち着いた空間で集中して仕事をすることができます。

8．取材・インタビュー

貸し会議室は個室でプライバシーを確保できるため、取材やインタビューの際にも有効です。机のレイアウトを円形や島型などにすると、グループインタビューや座談会などでも利用できます。

9．写真・動画撮影

商品写真の撮影や、YouTube動画の撮影などにも貸し会議室が適しています。貸し会議室によっては撮影用の三脚や背景用のシートを貸し出してくれる場合もあるため、自身で用意する必要がなく便利です。

10．式典

大規模な貸し会議室は、入社式や表彰式、周年記念などの会社の式典でも利用できます。自社内に大人数を収容できる貸し会議室がなくても、貸し会議室をレンタルすることで社内イベントも実施できる場合があります。

11．異業種交流会・名刺交換会

異業種交流会や名刺交換会といった人脈づくりの場としても活用されています。アクセスの良い貸し会議室を利用すれば人が集まりやすくなり、新たなビジネスが生まれる場所となる可能性があります。

12．ワークショップ・レッスン

貸し会議室はレイアウトを自由に変更できるため、ワークショップやレッスンなどの開催も可能です。利便性の高い場所の貸し会議室で開催すると参加者も集まりやすいため、今までよりも参加者を増やせるかもしれません。

13．塾・パソコンスクール

貸し会議室で塾やパソコンスクールを開いている場合もあります。オフィスや部屋を借りると家賃が発生するうえに、授業以外の時間帯は有効に活用できません。貸し会議室であれば時間単位で利用できるため、無駄なコストを抑えられるのがメリットです。

14．展示会・商談会

貸し会議室では、展示会や商談会の開催も可能です。大規模な貸し会議室であれば、半分を展示スペース、半分を商談スペースというように分ける使い方もでき、ビジネスの可能性が広がります。

15．販売会・ポップアップショップ

販売会やポップアップショップを開催する際、貸し会議室を活用すると便利です。交通の便が良い場所にある貸し会議室であれば来場率も高くなるため、売上も期待できるでしょう。ビル内で複数の貸し会議室を借りられれば、在庫の保管場所として利用することも可能です。

16．オフィス・事務所

スタートアップ企業などで、まだオフィスを借りられる余裕がない場合、貸し会議室をオフィス代わりに利用する場合も見受けられます。貸し会議室の多くは時間単位での利用がメインですが、1週間や1か月といった単位で借りられる貸し会議室もあります。

17．懇親会

飲食可能な貸し会議室では、懇親会の開催も可能です。研修やセミナーが終わってから同じ貸し会議室で懇親会を開けば、別々の貸し会議室を手配したり全員で移動したりする必要がありません。

18．忘新年会・打ち上げ

忘新年会や打ち上げといった利用にも、飲食可能な貸し会議室が活用されています。貸し会議室での会議後すぐに開催できるため、社員同士の活発な意見交換やコミュニケーションを促せるでしょう。

19．同窓会

飲食できる貸し会議室は、同窓会の貸し会議室としてもおすすめです。利用するケータリング業者によっては食事だけでなく装飾も対応してくれる場合もあるため、見違えるような華やかな空間にできる可能性もあります。

20．演奏会・ミニコンサート

防音の貸し会議室は、演奏会やミニコンサートを開催できます。小規模な貸し会議室で十分な場合、防音対策がされている貸し会議室であればリーズナブルに借りられる可能性があります。

貸し会議室を利用する際のポイント・注意点

貸し会議室は会議だけでなく幅広い用途で活用できますが、トラブルを避けて気持ちよく利用するためにはポイント・注意点を押さえておくことが重要です。以下で詳しく紹介します。

注意事項を確認する

貸し会議室ごとに、利用する際の注意事項が設けられています。物販禁止の貸し会議室で販売会を開いたり、食事禁止なのに懇親会をしたりすると、規約違反となり賠償金が発生する可能性もあります。必ず注意事項を確認し、目的に合った利用ができるか確かめましょう。

また、貸し会議室の注意事項は参加者全員も把握しておかなければなりません。事前に周知しておき、トラブルを未然に防ぐ工夫が必要です。

アクセスの良い貸し会議室を選ぶ

多くの貸し会議室は駅近にありますが、なかには駅からの経路が複雑だったり、徒歩圏内にはなかったりする場合もあります。特に、大人数が参加する研修やセミナー、多くの来場者が見込まれる展示会や説明会などでは、駅から貸し会議室までたどり着くのが大変だとクレームに発展しかねません。アクセスの良い貸し会議室を選びましょう。

共用部を確認する

貸し会議室内だけでなく、ビルの共用部も確認しておくことがポイントです。事前確認を怠ると、以下のような事態を招く可能性も考えられます。

• 参加人数に対してトイレの数が少なすぎる
• エレベーターがなく階段で上り下りしなければならない
• 登壇者が着替えるための更衣室がない

共用部の設備が十分か確認し、安心して借りられる貸し会議室を選ぶことが重要です。

備品を借りられるかを確認する

会議や研修などを円滑に進めるには、ホワイトボードやプロジェクターなどの備品が必要です。備品を借りられる貸し会議室が一般的ですが、用意されていない場合や、予約制のため当日は借りられない場合などがあります。

事前にどのような備品を利用できるか確認し、利用したい場合は予約しておくと重要です。利用料金がかかる貸し会議室もあるため、予算内におさまるかという点にも注意しましょう。

スタッフの対応範囲がどのくらいかを確認する

貸し会議室のスタッフがどこまで対応してもらえるかも、事前に確認すべきポイントです。貸し会議室によっては受付やレイアウト変更なども対応可能な場合もありますが、無人や少人数のスタッフで運営している貸し会議室もあります。自分たちで準備・片づけができる場合は問題ありませんが、大規模なイベントの場合のように、人員が必要な場合は貸し会議室のスタッフに手伝ってもらえるかを確認しておくと良いでしょう。

大規模イベントにはIKUSA ARENA

セミナーや展示会といった大規模なイベントの際に悩みの種になるのが、広さ・設備・清潔さなどを兼ね備えた貸し会議室の確保です。

IKUSA ARENAは、最大700名を収容できるアクティビティスペースがあり、大人数での運動会やアクティビティを含む社内レクリエーションなどの実施が可能です。さらに飲食可能で自社でケータリングやオードブルなどの手配もできるため、懇親会や同窓会などの利用にもおすすめです。ステージや配信設備も用意されており、演奏会や舞台なども開催できます。

オフラインイベントや大規模イベントの開催を検討している方は、ぜひIKUSA ARENAにお問合せください。

まとめ

貸し会議室は、設備・備品が充実した場所を必要な時間だけ借りられます。また、会議や研修、説明会、レッスンなどのほか、飲食可能な貸し会議室では懇親会や同窓会など、さまざまな用途で利用できる点もメリットです。

ただし、トラブルなく円滑に利用するためには、ポイント・注意点を押さえて、事前確認を徹底することが重要です。本記事の内容を参考に、快適に利用できる貸し会議室を見つけましょう。

この記事を書いた人

IKUSA ARENA編集部

IKUSA ARENAは、池袋から25分、新宿から35分の都内イベント施設です。700名以上収容可能な本施設は、音響設備やスクリーンを完備しており、運動会や懇親会、音楽イベントなど、さまざまな用途でご利用いただけます。