発表会とは？種類や企画のポイント・注意点、おすすめの会場を紹介

発表会とは、学習や仕事において日頃の成果を披露する場です。参加者は発表を通じて自信を深め、来場者は相手の成長を認識できます。また、新たな企画やビジネスと出会う場になることもあるでしょう。発表会を行うためには、会場確保や役割分担、プログラムの作成など多岐にわたる準備が必要です。

本記事では発表会の種類や企画する際のポイントや注意点、おすすめの会場を紹介します。

発表会とは

発表会とは、個人や団体が日頃の練習や学習、仕事の成果を披露する場のことです。参加者にとっては大勢の前で表現する貴重な経験となるでしょう。

発表会は、特に教育現場において、子どもたちの成長や努力を保護者や関係者に見せる機会として活用されます。発表会は単なる成果披露にとどまらず、自己表現力や自信を育てる重要な場となります。

発表会の目的

発表会の目的は、参加者が努力の成果を発信し、自信を深めることです。達成感を得ることで、次のステップへのモチベーションにもつながります。

また、発表会が目標となることで、日々の練習や学びに明確な意味を与えられるでしょう。発表会に参加することで、他の出演者の演技や演奏、成果報告を通して刺激を受けられる機会にもなります。

発表会の主な種類と特徴

発表会の主な種類とその特徴を解説します。

「習い事・スクール」関係の発表会

習い事やスクール関係の発表会には、音楽発表会や舞台発表会などがあります。

音楽発表会

音楽発表会は、音楽教室や音楽学校、個人レッスンの成果を披露する場です。一例として、ピアノ、バイオリン、フルート、合唱などが挙げられます。

演奏順やプログラムが明確に決まっており、静かな環境で集中して鑑賞されるのが一般的です。演奏技術だけでなく、表現力やステージマナーも重視されるのが音楽発表会の特徴です。

舞台発表会

舞台発表会は、ダンス・演劇・朗読などの発表が挙げられます。ダンススタジオやバレエ教室で学んだ振付などを舞台で披露します。

舞台発表会は、衣装や照明、音響などの演出にこだわることが多く、視覚的な華やかさが魅力です。また、演劇や朗読では、セリフや物語を通して感情や表現を観客へ届けます。

学校や市民劇団、朗読サークルなど幅広い団体で開催される発表会です。

「学校」に関する発表会

学校関連の発表会には、学習発表会や学校行事の発表会などがあります。学習成果や成長の様子を保護者に見せるために行われる発表会です。劇、合唱、体操、ダンスなど内容は多岐にわたり、クラス全体での参加が特徴です。

学校関連の発表会では、表現力や社会性の育成を目的とする教育的な意義が強くなる傾向があります。

「企業」に関する発表会

企業関連の発表会には、「新商品発表会」「記者発表会」「経営計画発表会」などが挙げられます。企業の商品や経営について、社会や社内へ広く浸透させることを主な目的として開催されます。

資料の見やすさが重要視され、パワーポイントで作成した資料が投影できる設備があるとよいでしょう。

「経営計画発表会」は主に社員に向けての発表会ですが、「新商品発表会」「記者発表会」は外部関係者や消費者、報道が対象となるため、自社イメージを損ねないよう、演出にも気を配る必要があります。

発表会の準備の流れ

発表会を開催する場合の準備の流れを解説します。

1. 発表会の目的とテーマの決定

まず発表会の目的を明確にしましょう。教育的な成果を披露する、参加者の成長を見せるなどといった目的によって、内容や演出が変わります。

テーマやコンセプトも決めて、会場の選び方やプログラムに反映することで、発表会全体に一貫性を持たせられるでしょう。

2. 日程と会場の確保

日程は、参加者や来場者の都合や、準備期間を考慮して決定します。運動会や入試シーズンなど、他のイベントや行事と被らないように配慮が必要です。

日程が決まったら、早めに会場を予約しましょう。会場は、必要な広さや設備、アクセスの良さなどを確認して、より良い条件の会場を確保します。

3. プログラムの作成

発表の内容や流れを決めます。出演者の人数や発表時間、演目の順番などを調整し、時間配分にも気をつけてプログラムを作成しましょう。

プログラムを凝ったデザインにする場合は、デザイン検討の工程も必要となるため、余裕を持ったスケジュールを組みます。

4. 役割分担

役割は発表会の内容にもよりますが、発表会に必要な役割は以下のようなものが考えられます。

必要な役割を調整したら、出演者やスタッフへの連絡を行い、役割分担を明確にしましょう。台本やスケジュールを共有し、リハーサル日程も設定します。

5. 衣装や道具の準備

衣装や道具の準備では、必要な衣装や小道具、機材などをリストアップして手配します。購入が必要なのか、レンタルできるのかなど、手配手順も含めて早めに確認しておきましょう。

また、出演者に用意してもらうものがあれば、早めにアナウンスする必要があります。

6. リハーサルの実施

本番前には必ずリハーサルを行い、当日の流れを確認しましょう。当日の進行に加え、音響や照明などの演出のチェックも必ず行います。

進行における問題点を洗い出し、当日スムーズに進行できるように生かすことが大切です。

7. 当日の運営準備

当日の運営準備として、受付や案内係など、当日の運営スタッフの細かい配置を決めます。必要な資料や名札、パンフレットなどの道具もこのフェーズで揃っているように用意します。

また、避難経路の確認や体調不良者が発生した場合の対応マニュアルなど、想定されるトラブルへの対応策も考えておくとよいでしょう。

8. 発表会当日・振り返り

当日はスケジュール通りに進行できるか気を配り、それぞれが与えられた役割を全うします。発表会終了後には関係者と振り返りを行い、次回への改善点を共有しましょう。

発表会企画時の注意点

発表会を企画する際に、留意すべき注意点を解説します。

予算計画をしっかり立てる

発表会を企画する際には、予算計画をしっかり立てる必要があります。発表会では、会場費、衣装、小道具、印刷物、記録撮影など、考慮するべき支出が多くあります。初期段階で予算を算出し、必要に応じて協賛や参加費の設定を検討しましょう。

想定外の事態も考え、見積もりに余裕を持たせるのがベストです。

準備期間を十分にとる

準備期間を十分にとることも大切なポイントです。準備期間が短すぎると、練習や物品準備が間に合わなくなる恐れがあります。規模に応じて、最低でも2〜3か月前から準備を始められるようにしましょう。

そのためには発表会当日までのスケジュールを出し、逆算して計画を立てるようにします。

出演者・関係者とのコミュニケーションを大切にする

出演者や関係者との、細やかなコミュニケーションを大切にしましょう。出演者やその保護者、スタッフとの連携がうまくできていないと、当日に混乱を招く可能性があります。

LINEグループやファイル共有サービスなどのコミュニケーションツールを使ってこまめに情報共有し、事前の打ち合わせ等も行っておくことが大切です。

機材・備品の不備を防ぐ

機材や備品の不備を防ぐことも肝心です。機材の不備は、当日の進行の大きな妨げとなるため、しっかり準備して防ぐ必要があります。必要な機材は、リスト化しておきしましょう。持ち込みか、会場備え付けかなどの、手配手順も明確にしておくことが大切です。

またリハーサルで必ず機材の動作確認を行い、不調があるものは交換、充電が必要なものは対応します。

過ごしやすい会場づくりを行う

過ごしやすい会場づくりを行うことも、重要なポイントの１つです。訪れた観客の動きを想定し、案内をスムーズにできることで、参加満足度が上がります。

入口には誘導スタッフを十分な人数設置し、チケット確認や受付などを手早く行いましょう。会場が広い場合は、座席をブロックごとにナンバリングしてわかりやすくする工夫も大切です。

必要に応じて、車椅子専用スペースや高齢者優先座席を設けられると、さまざまな人たちが使いやすい会場づくりができます。

トラブルへの備えをしておく

体調不良者が出た場合や機材トラブルが起きた場合など、万が一のトラブルに備えた対応策をあらかじめ決めておくと安心です。

災害時の避難経路の確認や、非常時の連絡体制をスタッフ間でしっかり確認しておきましょう。

発表会を成功させるためのポイント

発表会を成功させるために気をつけたいポイントを解説します。

発表と演出のバランスを考える

発表会を成功させるためには、発表と演出のバランスを考慮することが大切です。演出はあくまで発表を引き立てるサポート的な要素です。照明や音響、映像演出などは派手すぎると本来の発表内容が霞んでしまうため注意しましょう。

ナレーションや司会が補足する形でも内容が伝えられるため、演出以外の選択肢もうまく活用し、プログラムを構成します。

事前に入念なリハーサルを行う

発表会を成功させるためには、当日を迎える前にリハーサルを行うことが大切です。リハーサルは、発表の時間配分や導線、機材・設備の動作確認を行うフェーズとなります。

できるだけ本番に近い形で、通しで行うのがポイントです。リハーサルを入念に行うことで発表会当日のトラブルをできるだけ少なくできるでしょう。

満足度を高める仕掛けをつくる

満足度を高めるような仕掛けをつくることもポイントです。発表会の時間が、出演者や参加者の心に残るものになれば、満足度を高められます。ここでは、関係者の満足度を高める仕掛けのアイデアを紹介します。

参加者とのコミュニケーションを意識する

発表会の演目のなかで、観客参加型の演出（手拍子、掛け声など）を取り入れ参加者とのコミュニケーションを意識する仕掛けをつくるのもおすすめです。

また、観客や出演者からのフィードバックをアンケートで集めることで、当事者の声を聞けるでしょう。次回の改善点が見えると同時に、観客や出演者にとっては「自分の意見が反映される場」だと感じてもらえ、主体的な関係を継続してもらえます。

案内・パンフレットを丁寧につくる

案内やパンフレットをこだわってつくるのもおすすめです。

案内やパンフレットは、プログラム内容だけでなく、出演者の紹介、演目の背景などを丁寧に伝えることで、観客が発表会について理解をより深められます。

パンフレットのデザインも工夫すれば、「記念として取っておきたくなる」効果も期待できるでしょう。

記録や記念を残す

観客や出演者が発表会を振り返れるように、記録や記念を残すのもおすすめです。

写真や動画を撮影し、後日配布・上映したり、SNSなどで共有したりして、振り返りの機会をつくりましょう。記念品（集合写真、ネーム入りの参加賞など）があると、より満足度が上がる仕掛けとなります。

発表会後にアンケートを実施する

発表会においてアンケートを活用することは、改善点を次回に生かせるため、非常に重要です。質問項目が多いと回答に手間がかかるため、何を聞きたいかを明確にし、質問数を絞りましょう。

発表会終了後、司会からアンケート協力を呼びかけ、回答率を上げる工夫が大切です。参加者だけでなく、出演者・スタッフ向けのアンケートも用意します。

回答の一部を参加者の声として公開し、「見える化」することで、回答者に「意見が生かされている」と信頼感を持ってもらえるでしょう。

発表会に適した会場を選ぶ際に確認するポイント

希望の発表会を実現させたり、当日のスムーズな運営を行ったりするためには、発表会に適した会場選びが大切です。ここでは、発表会に適した会場選びのポイントを紹介します。

1．収容人数と席の配置

会場選びの際は、参加者数や観客数に見合った広さが十分にあるか確認しましょう。

また、座席がうまく配置され、舞台がよく見えるかも大切です。車椅子席や子ども向けの席など、必要な席種が用意できるかも併せて確認・検討します。

2. アクセスの良さや駐車場の有無

駅やバス停からの距離やルートなど、公共交通機関でのアクセスが便利かを検討しましょう。車での来場が見込まれる場合、駐車場があるか、台数は十分かどうかも併せて確認します。

3. 音響・照明設備の充実度

音響や照明設備の充実度も、確認必須です。発表に必要な音響設備（マイク・スピーカーなど）が会場側で整っていれば、準備する必要がなくなり安心です。

照明を活用する演出があれば、希望通り対応できるか確認しておきましょう。

4. 舞台や控室などの広さ・設備

舞台の大きさや高さが、実施する発表会に合っているか検討しましょう。来場者数が多い場合、高さが低すぎると後方の観客が見にくくなり、満足度が下がる恐れがあります。

また、控室や準備スペースの広さが出演者の人数に見合っているかも確認が必要です。

5.予約・利用・キャンセルポリシー

予約や利用、キャンセルポリシーの確認は重要なポイントです。希望の日程で予約が取れるか、延長利用や準備日も借りられるかなど、柔軟性も含めて確認しましょう。どれほど先の予約ができるかは、会場によって違うため、余裕を持って予約できる会場を選択するのがおすすめです。

6. 費用と予算

会場使用料は、予算内に収められることが前提です。清掃費や機材使用料など、追加費用が発生しないか事前に確認しておきましょう。

7. 安全対策・バリアフリー対応

安全対策やバリアフリー対応の有無も、会場選びにおいて重要です。非常口の数や避難経路など、安全に配慮された会場か確認しましょう。複数階使用する場合、スロープ、エレベーターなどバリアフリー対応が整っていれば、来場者がより快適に利用できます。

8. 雰囲気やイメージ

発表会のテーマや雰囲気に合った会場かどうかは、発表会全体の空気を左右します。ビジネスライクな雰囲気や、和風を基調とする内装など、会場にはそれぞれ個性があります。足を運んだり、オンライン見学を活用したりして雰囲気を確認しておくことが大切です。

発表会の会場にはIKUSA ARENAがおすすめ

株式会社IKUSAが運営するIKUSA ARENAは、広さ1000㎡、最大700名を収容できるイベントスペースです。

ステージには130インチの吊り下げスクリーンを設置しており、全色調光対応の照明も完備しています。さらに音響は最新設備を備えているため、会場全体に届く迫力の演出が可能です。

会場全体が和モダンのデザインで、落ち着いた雰囲気の空間は、さまざまな発表会に活用しやすいでしょう。

会場は東京都練馬区にあり、東京のターミナル駅である池袋や新宿などからのアクセスがよいのも強みです。

1年前からの予約可能なため、余裕を持って会場を押さえ、準備を進めることができます。

まとめ

発表会とは、個人や団体がそれまでの練習や学習、仕事の成果を披露する場のことです。発表会の開催にはさまざまな準備が必要であるため、期間に余裕を持って計画を立てる必要があります。

希望の演出が実現できる会場を押さえて、観客にも出演者にも満足度の高い発表会を開催しましょう。

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この記事を書いた人

IKUSA ARENA編集部

IKUSA ARENAは、池袋から25分、新宿から35分の都内イベント施設です。700名以上収容可能な本施設は、音響設備やスクリーンを完備しており、運動会や懇親会、音楽イベントなど、さまざまな用途でご利用いただけます。