レンタルオフィスの選び方を徹底解説！失敗しない12のチェックポイント
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設立したばかりの企業やフリーランスにとって、レンタルオフィスは便利な選択肢です。コスト削減のために賃貸物件でのオフィスを廃止したい企業や、リモートワークを導入している企業などからも注目を集めています。しかし、レンタルオフィスは料金やサービス、設備などがそれぞれ異なるため、どのようなポイントに注意して選ぶべきか悩む方も多いでしょう。
本記事では、レンタルオフィスの選び方で悩んでいる方に向け、選定時に意識したい12個のポイントを紹介します。
レンタルオフィスとは
レンタルオフィスとは、シェアオフィスの一部の個室や空間を占有スペースとして利用できるサービスです。電気、デスクや椅子などのオフィス家具、インターネット回線などオフィスに必要な設備が揃っているため、オフィスの開設にかかる初期費用を削減できます。
また、他の利用者との共用スペースにコピー機やドリンクサーバーなどが設置されていたり、郵便物や宅配物の受け取り・発送や来客対応といったサービスを利用できたりする場合もあります。なかには、オープンワークスペースや時間単位で借りられる貸し会議室などを備えた施設もあり、設備やサービスの内容は運営会社によって異なります。
なお、住所だけを利用するバーチャルオフィスや、共有デスクを使うコワーキングスペースと異なり、レンタルオフィスは専有スペースを持てる点が大きな特徴です。
賃貸オフィスとの違い
レンタルオフィスと賃貸オフィスは、契約方法や初期費用、適している利用者層が大きく異なります。以下の表で整理しました。
項目 | レンタルオフィス | 賃貸オフィス |
仕組み | シェアオフィスの一部を専有スペースとして利用 | 賃貸物件を借り上げ、自社でオフィスを設置 |
コスト | 運営会社と契約し、毎月の利用料金を支払う | 物件オーナーと賃貸契約を結び、賃料を支払う |
初期費用 | 家具・インフラが整備済みのため初期費用を抑えやすい | 家具・回線工事などを自社で整える必要があり高額になりやすい |
向いている利用者 | l フリーランスや設立間もない企業 l コスト削減を重視する企業 l 別エリアに短期拠点を構えたい企業 l 日本で事業を始めたい海外企業 | l デザインや内装にこだわりたい企業 l 長期的に拠点を構える予定の企業 l 在庫や商品を保管するスペースが必要な企業 |
レンタルオフィスは柔軟性とコスト削減に優れていますが、長期的な利用や大規模スペースが必要な場合は賃貸オフィスのほうが適しています。利用目的や事業計画に合わせて選ぶことが重要です。
レンタルオフィスを利用するメリット
レンタルオフィスを利用することで、初期費用や運用コストの削減だけでなく、業務の効率化や新たな出会いにもつながります。ここでは代表的なメリットを5つ紹介します。
- 初期投資を抑えられる
家具やインターネット回線が整備済みのため、備品購入や工事費を削減できます。
- 運用コストを削減できる
光熱費や通信費が月額料金に含まれている場合が多く、賃貸オフィスに比べて毎月の固定費を抑えられます。
- 好立地に拠点を構えられる
多くのレンタルオフィスは主要駅の近くに立地しており、従業員の通勤や取引先への訪問に便利です。
- サービスを利用できる
郵便物の受け取りや電話応対、来客対応などを運営側に任せられるため、業務効率を高められます。
- 交流の機会がある
共有スペースや交流会を通じて他の利用者と接点を持つことで、新しいビジネスのきっかけにつながります。
レンタルオフィスは「費用を抑えたい」「立地のよい拠点を持ちたい」「効率的に働ける環境を整えたい」と考える企業やフリーランスにとって、有力な選択肢となります。ただし、オフィス規模が限られる場合や、オプション料金が積み重なるとコストが高くなる場合もあるため、利用前に条件をよく確認しておきましょう。
レンタルオフィスの選び方｜確認しておきたい12のポイント
レンタルオフィスは立地やコスト面にメリットがあるため、スタートアップやフリーランスだけでなく、企業の支店や営業所、日本拠点などとしても活用されています。しかし、料金やサービス内容などは運営会社により異なるため、選び方を誤ると余計なコストや作業効率の低下につながるリスクがあります。
ここでは、レンタルオフィスを選ぶ際の12のポイントを紹介します。
1．初期費用・月額料金
利用料金は運営会社やプランによって大きく異なります。自社の予算と照らし合わせて検討しましょう。
料金体系は、利用人数や専有スペースの広さに応じて複数のプランが用意されているのが一般的です。加えて、保証金や入会金などの初期費用がかかることもあります。また、会議室やコピー機などの利用が月額料金に含まれておらず、オプション扱いになることもあるため、最終的にどのくらいのコストがかかるのか試算したうえで契約することが大切です。
2．立地
立地も重要なポイントです。好立地にあるオフィスは従業員が出社しやすく、取引先へ行く際にも便利です。単に「駅に近い」だけでなく、複数の路線が利用できる駅であれば、通勤や営業活動の効率がさらに高まります。必ずしもターミナル駅である必要はなく、自社の活動エリアに合わせて選ぶことが大切です。
また、銀行や郵便局、コンビニエンスストア、飲食店といった生活関連施設が周辺に揃っていると、日常業務における利便性も大きく向上します。
3．スペースの広さ・利用人数
利用人数に見合った広さが確保できるかどうかも確認しておきましょう。一人ひとりがゆったりと作業できるスペースがあることで、生産性や快適さが大きく変わります。
スタートアップや新拠点の場合、将来的に人数が増えて広い個室が必要となる可能性も考えられます。広さや利用可能人数が異なる複数の個室が用意されているレンタルオフィスを選べば、「まずは少人数の部屋から契約し、人数が増えたら広めの個室へ移行する」といった柔軟な対応が可能です。こうした仕組みを活用すれば、移転の手間を省けます。
4．契約期間
レンタルオフィスによって契約期間の設定はさまざまで、1カ月単位から1年単位まで幅があります。自社の利用目的に合わせて、どの期間が適切かを確認しておきましょう。
たとえば「新規開拓のため3カ月だけ利用したい」といった場合、短期契約に対応しているレンタルオフィスが便利です。一方で、長期的に拠点を構える予定がある場合は、年間契約のほうが月額費用を抑えられることもあります。
また、契約途中で解約する際は、違約金や残りの契約期間分の費用を請求される場合があるため、更新条件や解約規定も確認しておきましょう。また、更新時に料金が改定されることもあるため、長期利用を見据える場合は料金の変動ルールも確認しておくと安心です。
5．セキュリティ対策
レンタルオフィスは複数の企業や利用者が出入りするため、たとえ個室を契約していても一定のセキュリティリスクが伴います。利用者側の意識だけでなく、運営会社がどのようなセキュリティ対策を行っているかを確認しておくことが大切です。確認しておきたい主なポイントは以下の通りです。
- 個室や会議室に鍵をかけられるか
- 入退室を専用の鍵や二次元コードなどで管理しているか
- 来客時は受付で対応し、不審な人物が出入りしないようチェックしているか
こうした対策が整っていれば、安心して業務に集中できます。特に顧客情報や機密データを扱う企業は、契約前にセキュリティ対策をチェックしておきましょう。
6．利用可能時間
利用可能時間も確認しておきましょう。多くの施設は24時間365日利用できますが、営業時間が限定されていたり土日祝は利用できなかったりする場合もあります。自社が必要とする時間帯に合わせて利用できるかどうかが重要です。特に、海外と取引をしている場合、深夜や早朝に商談が入ることもあります。その際にオフィスが使えないと、ビジネスチャンスを逃す可能性があります。
また、24時間営業のレンタルオフィスでも、有人受付の時間が限られている場合があります。無人の時間帯はセキュリティリスクが高まるため、受付体制もあわせて確認しておくと安心です。
7．防音性
レンタルオフィスでは、隣の個室の話し声や作業音が聞こえてくることがあります。逆に、自社の会話が周囲に聞かれてしまう可能性もあり、顧客情報や社内のノウハウが漏れるリスクにつながります。そのため、防音対策がしっかりと施されているオフィスを選ぶことが重要です。静かな環境が整っていれば、集中力が高まり、安心して作業に取り組めます。
なかには、電話ブースや商談専用のブースを備えている施設もあります。オンライン会議や機密性の高い打ち合わせが多い場合には、内見時に確認しておくとよいでしょう。
8．会議室の有無
社内会議や来客時などに利用できる会議室が備わっているか確認しましょう。社内会議や来客対応には、落ち着いて話せる専用スペースが欠かせません。会議室がないレンタルオフィスでは、オープンスペースで打ち合わせをせざるを得ず、機密性の高い内容を扱うのが難しくなります。その場合、外部の貸し会議室を利用する必要があり、コストや移動の手間が増えてしまいます。
会議室があるレンタルオフィスなら、利便性が高く安心です。ただし、会議室を利用するために別途料金が必要になる場合もあるため料金体系について確認が必要です。
9．サービス内容
レンタルオフィスでは、郵便物の受け取りや来客対応、印刷物のコピーなどを代行してくれるサービスが用意されている場合があります。さらに、共有スペースにドリンクサーバーや軽食コーナーが設けられていたり、定期的に各個室の清掃をしてくれたりするオフィスもあります。
こうしたサービスを活用することで自社のスタッフが雑務に時間を割く必要が減り、業務に集中しやすくなります。提供内容は運営会社ごとに異なり、オプション料金が必要となるケースもあるため、契約前に詳細を確認しておきましょう。
10．法人登記の可否
法人登記が可能かどうかも、レンタルオフィスを選ぶときの大切なポイントです。運営会社が法人登記の住所としての利用を認めている場合は、その住所で法人登記ができます。
設立したばかりの企業では、自宅住所で登記するケースも少なくありません。しかし、自宅住所を公開するとプライバシー保護の観点ではリスクが高く、信頼性の面でも不利になる可能性があります。レンタルオフィスの住所を登記に利用できれば、こうしたリスクを回避でき、取引先や顧客に対しても安心感を与えられます。
11．空調設備の個別管理
空調設備の管理方法についても確認しておきましょう。温度や湿度の感じ方は人によって異なるため、部屋の環境は集中力や生産性に直結します。
一括空調しか備わっていないオフィスでは、日当たりや利用人数によって室内が暑すぎたり寒すぎたりすることがあります。結果として、業務効率の低下や従業員の不満になることもあるので注意が必要です。
個室ごとに空調を調整できるレンタルオフィスであれば、自分たちの働きやすい環境を維持しやすくなります。特に、長時間利用する場合や利用人数が多い場合は、個別に空調管理ができるかを確認しておくと安心です。
12．他の利用者との交流
オープンなワークスペースや共有のラウンジなどがあると、自然に会話が生まれやすく、協業や顧客獲得の機会につながることもあります。なかには、運営会社が主催する交流会や名刺交換会が定期的に開かれているオフィスもあります。このようなオフィスであれば積極的に人脈が広げやすいため、単なる作業スペースとしての利用にとどまらず、成長のきっかけを得られるでしょう。
契約前に確認したいレンタルオフィスの注意点
レンタルオフィスを料金や立地だけで判断すると、「想定していた環境と違った」というギャップが生じることがあります。快適に業務を続けるためには、設備やサービス、契約条件まで含めて総合的に確認することが大切です。
ここでは、前述した12のチェックポイントを踏まえ、実際に契約する前に注意すべき点を整理します。
契約前に内見をする
レンタルオフィスを契約する前には、現地で内見しましょう。近年はインターネットで情報収集したり、オンラインで契約まで完結できたりしますが、実際に足を運ばないと分からないことも多くあります。
たとえば、「思ったより狭かった」「清掃が行き届いていなかった」というギャップがあり、快適に利用できない場合もあります。駅からの経路が分かりにくい、ビル自体が古いなど、立地や建物の状態も現地でしか確認できません。内見を行うことで、入居後のトラブルや不満を防ぎ、安心して契約できます。
口コミや評判を事前に確認する
利用者の口コミや評判を事前に調べておきましょう。SNSや比較サイト、レビューサイトには実際の体験談が掲載されており、公式情報だけでは分からないリアルな利用状況を知ることができます。
こうした声を参考にすれば、「利用者が多く騒がしい」「清掃が十分ではない」といった入居後に気付くギャップを防げます。また、口コミからは利用している企業の業種や規模が見えてくるため、自社に合った環境かを判断する手がかりにもなります。複数の情報源を確認して、比較するとよいでしょう。
大規模スペースが必要ならIKUSA ARENA！
レンタルオフィスは柔軟に利用できますが「1日だけ利用したい」「数百名規模のイベントを開催したい」といったニーズには対応が難しい場合があります。特に、大人数を収容できるスペースは限られているため、別途レンタルスペースを検討する必要があります。
最大700名を収容できるアクティビティスペースを備えたIKUSA ARENAなら、大規模なイベントも対応可能です。ステージや配信設備が整っているほか、飲食も可能なため、幅広い用途で利用できます。
まとめ
レンタルオフィスには、料金や立地以外にも多くのチェックすべきポイントがあります。利用可能時間、防音性、サービス内容などを踏まえて選べば、日々の業務が快適になり、チーム全体のパフォーマンスも高まります。特に、短期間で拠点を構えたい企業、固定費を抑えたいスタートアップ、また自宅住所を公開したくないフリーランスなどには、レンタルオフィスは非常に有効な選択肢となります。
今回紹介した12のポイントを参考に、自社の状況や将来の展望に合ったレンタルオフィスを見つけてみましょう。
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この記事を書いた人
IKUSA ARENA編集部
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