イベント会場探しの条件・手順とチェックリストを紹介
目次
イベントを開催する際には、アクセスのよさや収容人数など、条件に見合った会場探しが必要です。しかし、いざ会場探しを始めてみると「希望に合う会場がなかなか見つからない」「希望する日程が空いていない」などの悩みを抱えることはありませんか。
本記事では、失敗しないイベント会場選びのコツを紹介します。イベント内容別に重視すべきポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
都内のイベント会場選びで失敗したくない方は、まずは700人収容の広大なスペースを持つ人気会場「IKUSA ARENA」の資料で、利用イメージを掴んでみませんか？
イベント会場探しでよくある失敗と対策
イベント会場を探すときには、つい後回しにしてしまったり条件を絞り込み過ぎたりと、思わぬ落とし穴があります。ここでは、よくある失敗例とその対策を紹介します。
時間が足りず会場探しが後回しになる
通常業務の合間に会場を探していると、緊急度の高い業務を優先してしまい、気づけば直前になっても「会場が決まっていない」という事態になりがちです。直前では条件のよい会場はすでに埋まっており、結果的に費用が高い・アクセスが悪い会場しか残っていないこともあります。
会場を探すための時間をしっかりと確保し、ポータルサイトやコンシェルジュサービスを活用して効率的に候補を探すのがおすすめです。特に年度末や繁忙期は、社内で稟議や上長の承認を取るのに時間がかかり、その間に希望する会場が予約済みになってしまうケースもあります。早めに候補をリスト化し、社内調整のスケジュールも見越して動くことが大切です。
条件が多過ぎて見つからない
駅からの距離や収容人数、予算、設備など、条件をすべて満たそうとすると候補が極端に限られてしまいます。まずは、必須条件と妥協できる条件を整理して優先順位をつけましょう。たとえば「東京駅徒歩圏内」にこだわると予算オーバーになる場合もありますが、「東京駅からも近い神田駅や新橋駅も対象」など柔軟に考えると、条件に合う会場が見つかりやすくなります。
予算をオーバーしてしまった
会場費は予算内でも、備品レンタル料金や清掃料金、持ち込み料金などの追加費用で結果的にオーバーしてしまうケースもあります。事前に必要なサービスを洗い出し、消費税やキャンセル料も含めて見積もりを確認しておきましょう。長時間利用で割引が効く場合もあるので、料金体系の確認もしておくと安心です。
希望する日程が空いていない
条件に合う会場が見つかっても、希望する日程が埋まっていることは珍しくありません。特に年度末や繁忙期は予約が集中するため、早めの行動が必要です。会場によっては1年先、場合によっては3年先までの予約が可能なところもあるので、すでに日程が決まっている場合は早めに問い合わせておきましょう。
下見ができず当日のトラブルにつながる
下見をしないまま予約すると、「清掃が行き届いていない」「トイレが少ない」といった予想外のトラブルに直面することがあります。そのため、会場を本予約する前に必ず下見を行い、広さや設備、動線などを確認しておきましょう。
遠方で下見に行けない場合は、写真や動画、平面図を送ってもらう方法やオンライン下見を活用するのも有効です。
会場の清潔さや広さだけでなく、空調の効き具合やWi-Fiの速度、携帯の電波状況なども意外と見落とされがちな確認ポイントです。特に参加者が長時間滞在するイベントでは、快適さを左右するため、下見時に必ずチェックしておきましょう。
イベント会場選びで注目したい条件
イベント会場を初めて探す場合、「とにかく安いところ」「駅からすぐの場所」など、単一の条件だけで選んでしまうことがあります。しかし、複数の条件を組み合わせて探さなければ、希望通りの会場が見つからなかったり、最悪の場合はイベントを実施できなかったりする恐れがあります。
ここでは、会場探しで意識しておきたい主な条件を紹介します。
利用料金
まずはイベント全体の予算のなかで、会場費にいくら充てられるのかを明確にしましょう。会場の利用料金以外にも、備品のレンタル料や清掃料、持ち込み料などが別途かかるケースもあるため、事前に見積もりを取っておくことが大切です。
また、土日や年末年始などは平日と利用料金が異なる会場もあります。イベントの日程によっては高額になるケースもあるため注意しましょう。
アクセス
アクセス面も重要な要素です。最寄り駅からの距離は、参加者の利便性に直結し、参加率の向上につながります。ただし、ターミナル駅付近の会場は料金が高くなる傾向があるため、予算とのバランスを考える必要があります。
「駅から近い」と記載があっても、道順が複雑だと参加者が迷う可能性があるため、下見をしてアクセスのしやすさを確認しましょう。
また、地方から参加者が集まる場合は、新幹線の停車駅や空港からのアクセスも考慮しましょう。遠方から来るゲストにとって移動のしやすさは大きな安心材料となります。
収容人数
参加予定人数を十分収容できる会場を選ぶことが大切です。余裕を持ったキャパシティであれば、参加者が快適に過ごせます。目安として、研修や講演会など参加者が着席する場合は、1人あたり約1㎡、立食パーティーの場合は、1人あたり約1～1.5㎡を確保しておくと安心です。
なお、人数に対して会場が広過ぎると空席が目立ち、逆に狭過ぎると窮屈に感じられてしまいます。参加者の快適さだけでなく、イベント全体の雰囲気を左右するため、規模に合った会場を選ぶことが大切です。
設備・備品
プロジェクターやスクリーン、インターネット回線、マイクセットなど、イベントに必要な設備・備品が整っているかも確認しましょう。無料で利用できるか、有料の場合はいくらかかるのか、また、持ち込みの可否についても事前に把握しておくとトラブルを防げます。
レイアウト
イベントによって適したレイアウトが異なるため、会場内の机や椅子のレイアウトを自由に変更できるかも、大切なポイントです。備品が固定されていると、開催できるイベントの種類が限られます。レイアウト変更に追加料金がかかる会場もあるため、事前に確認しておきましょう。
飲食の可否
パーティーや懇親会を行う場合には、会場内で飲食ができるかも確認しておきましょう。飲食禁止の会場で無理に飲食をすると、清掃やにおいの問題から大きなトラブルに発展するリスクもあります。飲食を伴うイベントを開催する際は、必ず事前に会場側に確認が必要です。
デザイン・雰囲気
会場のデザインや雰囲気は、イベントの印象を左右します。株主総会や顧客を招くイベントなら高級感のある会場、ワークショップや座談会ならカジュアルな会場など、内容にマッチした会場を選びましょう。事前に下見をして、実際の雰囲気を確認しておくと安心です。
【イベント別】会場探しのポイント
イベント会場に求められる条件は、イベントの種類によって異なります。イベントの内容に合わない会場を選ぶと、参加者の満足度が下がり、運営もしづらくなるでしょう。
ここでは、イベントの種類別に会場探しのポイントを紹介します。
フォーマルな社内イベント
周年記念や表彰式、入社式などフォーマルな雰囲気が求められる社内イベントでは、落ち着いた色調の壁紙やカーペット、高級感のある内装の会場が適しています。登壇のためのステージや演台があり、来賓用の控室や待合室が整っていると安心です。また、写真や動画に記録を残すことを前提に考えると、背景となる内装や照明の明るさも重要です。明る過ぎると雰囲気が壊れ、暗過ぎると記録が残しにくいため、バランスを意識しましょう。
カジュアルな社内イベント
社内運動会やグループワークなど、社員同士が交流を深める社内イベントでは、防音性のある広めの会場がおすすめです。十分な広さがあれば、移動や作業をスムーズに行えます。目安として、グループワークは、1人あたり約1.5～2㎡を確保し、通路は1m以上の幅があると快適です。体を動かすイベントでは、床材の安全性（滑りにくさ）や空調設備が充実しているかも重要です。
セミナー・講演会
セミナーや講演会では、資料を映し出せるプロジェクターとスクリーン、登壇用のステージ、照明機器が必要です。参加者が集中できるよう、周囲が静かで防音性のある会場を選びましょう。登壇者の控室や参加者の休憩スペースがあると、全員が快適に過ごせます。幅広い参加者に対応するため、バリアフリー対応の有無も要確認です。
パーティー・懇親会
飲食が伴うパーティーや懇親会では、飲食の可否に加え、ケータリングやオードブルなどを手配できるかも確認しておきましょう。ケータリングやオードブルが手配できれば、準備の手間を減らせます。
また、参加者の手荷物を預けられるクロークがあると便利です。アルコール提供の可否や食事スペースとイベントスペースが分けられるかどうかも確認しておきましょう。さらに、受付やクロークにスタッフを配置しやすい動線を確保できるかも確認してください。食事を提供する場合は、料理を並べるスペースや配膳のしやすさもスムーズな運営に欠かせない要素です。
展示会・商談会
展示会や商談会では、多くの来場者が快適に回遊できる広さと動線の確保が必要です。搬入動線や車両スペース、電源の位置や容量も確認しておきましょう。来場者の流れを工夫するために、入口と出口を分けられるレイアウトが理想的です。商品をより魅力的に見せるために、高性能な照明や十分な天井高がある会場を選ぶと効果的です。
演奏会・歌唱イベント
音楽系のイベントでは防音性の高さが欠かせません。音響機材や照明機器などの充実度、ステージの有無も演出を大きく左右します。出演者用の控室や、楽器や衣装などを置くスペースがあるかも確認しましょう。適切な環境を整えることで、観客にとっても出演者にとっても満足度の高いイベントになります。
イベント会場探しの手順
条件に合ったイベント会場を確実に予約するために、以下の手順に沿って会場探しを進めましょう。
1．会場探し
人気の会場はすぐに予約が埋まってしまうため、日程が決まったら早めに探し始める必要があります。会場探しのポータルサイトを使うと、条件を指定して検索でき、複数の会場を比較できるため便利です。
2．仮予約
希望条件に合った会場を見つけたら、利用する日時の仮予約をします。仮予約には期限があり、期限を過ぎると自動的にキャンセルになることが多いため、利用したい会場は早めに本予約へと進めることが重要です。
3．内覧
内覧をしていないと、当日に「イメージと違う」といったトラブルにつながる可能性があります。内覧では以下の点を確認しておきましょう。
- 最寄り駅からの道順は分かりやすいか
- 会場の広さや雰囲気はイメージ通りか
- 清掃が行き届いているか
- 防音性が高いか
- エレベーターやトイレなどの数は十分か
- スムーズに搬入できる動線か
- 照明の明るさや電源コンセントの位置は適切か
内覧時、写真や動画で記録を取っておくと複数の会場を比較するときに役立ちます。
さらに、内覧では設備を見るだけでなく、周囲の騒音や建物内のにおいといった五感で感じる部分も確認すると安心です。参加者にとって居心地のよい環境かどうかを判断できるポイントになります。
4．見積もり
利用日時が決まったら見積もりを依頼しましょう。備品のレンタル料やレイアウト変更料、時間外料金など追加料金がかかる場合は、必ず見積もりに含めてもらいましょう。正確な金額を把握しておくことが、予算オーバーを防ぐポイントです。
また、終了時間を過ぎた場合の延長料金や、撤収に必要な時間の扱いも必ず確認しておきましょう。当日の進行が押したときにトラブルにならないよう、事前に細部まで取り決めておくことが重要です。
5．本予約
仮予約の期限が切れる前に本予約をしましょう。キャンセルポリシーや利用規約などをしっかりと確認しておかなければ、後々トラブルに発展する可能性があります。予約方法は会場によって異なり、電話やメール、予約フォーム、申込書などがあるため、事前に確認しておくと安心です。
6．入金
本予約後は、指定の期日までに入金を済ませます。社内の経理部門に支払いを依頼する場合は、連絡ミスで入金が遅れることがないよう、担当者と確実に共有しておきましょう。
会場探しを効率化する方法
会場探しはどうしても時間がかかりがちですが、効率的に進める方法もあります。ここでは、会場探しをスムーズにするための工夫を紹介します。
コンシェルジュサービスを活用する
コンシェルジュサービスは、日時や人数・予算・設備などの条件を伝えるだけで、担当者が候補会場を提案してくれます。非公開の空き状況や割引プランを紹介してもらえることもあり、自分で探すよりも効率的です。
ポータルサイトで条件検索
ポータルサイトを使うと、利用料金やアクセス・設備などを細かく条件を設定して検索できます。複数会場を同じ条件で比較でき、短時間で候補を絞り込めるため便利です。
SNSや口コミで評判確認
実際に利用した人の感想や写真は、公式サイトでは分からない情報を得る手がかりになります。Instagramで「#会場名」で検索したり、Googleマップの口コミを確認したりすると、会場の雰囲気や注意点を把握しやすくなります。
内覧予約をオンラインでまとめて行う
複数の候補会場がある場合は、内覧予約を一括で入れてしまうと効率的です。移動や日程調整の手間を減らし、短期間で効率的に比較検討できます。
大規模イベントにはIKUSA ARENAがおすすめ！
大規模なイベントでは、なかなか条件に合った会場が見つからないというケースもあります。懇親会や展示会、社内イベントなどの大規模イベントを実施する際には、1,000㎡もの広々とした開放感のあるイベントスペースの「IKUSA ARENA」がおすすめです。
大型ステージには130インチのスクリーンを設置しているため、資料や映像を映し出すことが可能です。最新の音響機材と照明機器も完備し、特別感のある演出もできます。飲食も可能なため、パーティーや懇親会といった用途にもぴったりです。
イベント会場をお探しの際は、幅広いイベントにご活用いただけるイベントスペース「IKUSA ARENA」に、ぜひ一度お問い合わせください。
まとめ
イベント会場探しは、日程や条件によっては希望通りの会場が見つからないこともあります。そのため、「早めに行動を開始する」「必須条件を見極める」といった基本を意識することが大切です。
会場を探す際には、予算だけでなく立地や設備・備品など複数の条件を総合的に判断すると、より理想に近い会場を見つけられます。
また、イベントの内容によって求められる条件は異なります。本記事で紹介したポイントや効率化の工夫を取り入れながら、自分のイベントに最適な会場を選んでください。
都内でイベント会場をお探しなら、700人まで収容可能なIKUSA ARENAがおすすめです。
スポーツイベントから懇親会まで、幅広い用途に対応できる会場の空き状況と料金プランを今すぐチェックしませんか？
目次
この記事を書いた人
IKUSA ARENA編集部
目次
