レセプションパーティーとは？準備の流れ・会場選びのポイントを解説
新商品の発表や会社の周年記念などで催されるレセプションパーティーは、自社ブランドや商品、企業自体のイメージを左右する重要なイベントです。ゲストの満足度を上げ、心に記憶に残るようなパーティーにするために、しっかりと準備を進めましょう。特に会場選びは、パーティーの印象や雰囲気を決定付けるため、慎重に進める必要があります。
本記事では、レセプションパーティーの概要と種類、準備の流れ、会場選びのポイント、おすすめ会場を紹介します。
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レセプションパーティーとは
レセプションパーティーとは、交流を目的として、主催者側がゲストを招待して行う公式なパーティーの総称です。レセプションは英語で表記すると“reception”で、「歓迎会」「招待会」「受付」といった意味があります。業界や企業・メディア関係者など、大勢の人を歓待するフォーマルなパーティーを指します。
レセプションパーティーは、人脈やビジネスを広げる絶好の機会として、多くの企業や団体が開催しています。たくさんの人が集まるため、発信したい情報を一気に広められる点もメリットです。
レセプションパーティーは、ゲストへのおもてなしが大変重要です。おいしい料理やドリンク、華やかな演出など、ゲストが喜ぶように趣向を凝らしましょう。ゲスト同士が交流できる企画も求められます。
レセプションパーティーと一般的なパーティーの違い
レセプションパーティーは、ホームパーティーや社内向けパーティーよりも比較的規模が大きく、フォーマルなパーティーです。ドレスコードを指定する場合が多く、服装はフォーマルスタイルが基本です。
ゲストは会社の役員クラスから業界関係者まで多方面にわたり、幅広い人と直接交流を深めるチャンスです。将来に向けたネットワークづくりの場となります。
また、レセプションパーティーは基本的に招待制のため、一般的なパーティーのようにゲストから会費を受け取らず、主催者が費用を負担することがほとんどです。ゲストの多くはご祝儀や会費の代わりに手土産を用意して出席します。
レセプションパーティーの種類
一口にレセプションパーティーといっても、さまざまな種類があり、それぞれ開催する目的やターゲット層が異なります。具体的にどのような種類があるかを見てみましょう。
周年記念パーティー
周年記念パーティーは、会社や団体の創立・サービスの開始から一定の年数が経過したことを祝うイベントです。10年、15年、100年など節目のタイミングで開催します。これまで社の発展を支えてくれた関係者や顧客に日頃の感謝を伝えるとともに、関係者との親交を深める場としても重宝されています。
新商品・新オフィスの発表会
新商品や新サービス、開設・移転した新しいオフィスを外部に初めてお披露目するパーティーです。商品やサービス、企業の認知度向上につながり、新規顧客獲得や新たな販路拡大による売り上げアップをするための重要な機会となります。
映画の完成披露や書籍の出版記念
映画の完成披露イベントでは、試写会に合わせて出演者を招いたりレッドカーペットの演出を行ったりすることがあります。華やかなプロモーションは印象に残りやすく、高い宣伝効果が期待できます。映画の公開前に観客の反応を知ることができるのも大きなメリットです。また、新刊書籍の出版を記念したパーティーは、書籍の認知度を高め、販売促進になります。
飲食店やアパレルなどのプレオープン
飲食店やアパレルにおけるレセプションは、新規オープンする前に関係者や従業員の家族、友人などを招待して行うお披露目パーティーを指します。プレオープンパーティーの主な目的は、お世話になった方々へ開店の報告と感謝の意を伝えるとともに、本格的に営業を開始した時のオペレーションを確認することです。実際にお客様を招待し、接客やサービスを行うことでさまざまな気づきを得られます。
レセプションパーティー開催までの準備の流れ
レセプションパーティー開催までの準備の流れを解説します。
1.目的・コンセプトの設定
まず、レセプションパーティーで開催する目的、実現したいコンセプトを設定します。パーティーにより何を実現したいのか明確にすることで、企画内容や流れをスムーズに決められます。Who（誰に）、What（何を）、When（いつ）、Where（どこで）、Why(なぜ)、How（どのように）の5W1Hの観点から、具体的な目的を設定しましょう。
レセプションパーティーの目的・コンセプト例①「新商品発表会」
目的：新技術を活用した新商品の認知度向上
コンセプト：「最新技術を五感で楽しむ特別なパーティー」
- Who（誰に）: 最新技術に関心のある顧客、メディア関係者、取引先
- What（何を）: 新商品の魅力や特徴を伝え、可能性を感じてもらう
- When（いつ）: 新商品発売の1週間前
- Where（どこで）: テック企業が多いエリアのイベントスペース
- Why（なぜ）: メディアへの露出を増やし新商品の認知度を上げるため
- How（どのように）: VR体験やプロジェクションマッピングなど近未来的な演出を取り入れる
レセプションパーティーの目的・コンセプト例②「周年記念パーティー」
目的：会社を長年支援してくれた方々に感謝し、次の10年の展望を伝える
コンセプト：「過去と未来の架け橋」
- Who（誰に）: 従業員、顧客、取引先、地域の関係者
- What（何を）: 会社の歴史を振り返り成果を共有するとともに、次の10年の展望を伝える
- When（いつ）: 設立記念日に近い土曜日
- Where（どこで）: 会社からアクセスの良いカンファレンスホール
- Why（なぜ）: 関係者に感謝を示すとともに、今後の関わりを深めるため
- How（どのように）: 歴史を振り返る映像、表彰式、今後の事業に関するプレゼンテーション
2. ゲストの選定
次に、パーティーにふさわしいゲストを選定します。1で設定した「Who（誰に）」に沿ってゲストをリストアップしましょう。コンセプトに合致したゲストを招待することで、レセプションパーティーの目的達成に近づきます。
3. 開催日時の決定
パーティーの準備にあたり、開催日時の調整は最短で進めましょう。開催日時が決まらないことには、会場の選定や料理の手配、招待状の作成など一連の準備を行うことができません。たくさんのゲストに足を運んでもらうために、招待客のライフスタイルを考慮して、できるだけ参加しやすい日時を考えましょう。たとえば、主にビジネスパーソンを招待するならウィークデー、一般人を多く招待するなら土日が参加しやすいでしょう。
4. 会場の手配
開催日時が決まったら、パーティーの参加人数に合わせた会場を手配します。開催場所としては、ホテルの宴会場や貸し会議室、イベントスペース、ホール、飲食店などが一般的です。雰囲気が良く、アクセスの良い会場は人気があるため、日程が決まったらできるだけ早く予約しましょう。
会場選びの詳しいポイントは、次の項目で解説します。
5. 招待状の作成・送付
レセプションパーティーを実施する場合、招待者全員に招待状を送付します。公式のパーティーであるため、メールやSNSではなく、書面で招待状を送るのが一般的です。なるべく多くのゲストが出席できるように、開催の3カ月前を目安に招待状を出しましょう。
招待状に盛り込む項目は以下のとおりです。
- 時候の挨拶文
- レセプションパーティーの趣旨・開催のお知らせ
- 日時
- 会場、会場の住所（地図も添付）
- 会場までのアクセス
- 問い合わせ先、担当者
- 会費（発生する場合）
- ドレスコード
- 出欠の回答期限・回答方法
- 結びの挨拶
6. 挨拶・スピーチの依頼
レセプションパーティーでは、ゲストの何名かに乾杯の挨拶やスピーチを依頼します。相手はスケジュールを調整する必要があるため、直前の依頼は避けましょう。パーティーの日時が決まったらすぐ、遅くとも2カ月前にはお願いするのがマナーです。ゲストが挨拶やスピーチの準備をする時間も考慮して、できるだけ早めに依頼しましょう。
7. 式次第の作成
式次第とは、開会から閉会までのプログラムや挨拶をする人の順序、所要時間などが記載されたパーティーの進行表のことです。式次第があると、司会進行役だけでなくゲストも当日の流れを把握でき、パーティーを円滑に進行できます。
一般的な式次第は、以下のとおりです。
式次第の一例
- 開会の挨拶
- 代表挨拶
- 来賓挨拶
- 乾杯の音頭
- 歓談
- ゲームや余興
- 中締めの挨拶
- 開会の挨拶
8. 司会進行役や運営メンバーの確保
司会進行役、会計、音響、照明など、事前準備や当日の運営に必要なメンバーを確保します。スムーズに準備を進めるために、運営メンバー内の役割分担はしっかり決めておきましょう。社内に適任者がいない場合は、プロの司会者やイベント会社に依頼するのも一つの方法です。
9. 演出の準備やコンテンツの制作
レセプションパーティーでは、ゲストの心に残るおもてなしを実現するため、ゲストが退屈したり飽きたりしないように趣向を凝らしましょう。音響や照明を活用した演出は、会場をより華やかにする効果を期待できます。パーティーを楽しく盛り上げるためには、余興も欠かせません。音楽ライブやDJ、ダンスやマジックのショーなどエンターテインメント性の高いものがおすすめです。
近年では、オープニングムービーや当日のダイジェストムービーなど、動画を使った演出が定番になっています。動画は視覚的な訴求力が高く、わずかな時間でもゲストに特定のメッセージを印象づけられるのが魅力です。レセプションパーティーで動画を制作する場合は、ゲスト同士の交流を邪魔しないよう、3分〜5分程度程度に収めましょう。
IKUSAの動画制作サービス「イベントムービープロデュース」
「イベントムービープロデュース」は、制作から放映まで一貫して依頼できる動画制作サービスです。コストを抑えたセミカスタマイズプランや、クオリティにこだわったフルサポートプランを用意しています。映像制作もイベント運営もまとめてIKUSAが担当するため、それぞれ別の会社を探す手間が省け、統一感のある演出が可能です。
10. 料理やドリンクの手配
ゲストを心地良くもてなすためのおいしい料理とドリンクは、レセプションパーティーに欠かせません。どのような料理や飲み物を用意するかによって、ゲストの満足度が変わってきます。パーティーのテーブルを華やかに演出し、参加者同士のコミュニケーションをより円滑にする重要なアイテムなので、会場の雰囲気を考慮してふさわしいメニューを選びましょう。
レストランやホテルの宴会場を利用する場合は、会場側に料理やドリンクを依頼できますが、イベントスペースや貸し会議室を借りる場合、自分たちで手配する必要があります。大人数でのパーティーは準備が大変になるため、料理宅配サービスやケータリングといったサービスを利用するのがおすすめです。
11. 記念品・お土産の用意
レセプションパーティーには、ゲストが手土産を持って訪れる可能性が高いため、主催者側も記念品やお土産を準備しておく必要があります。感謝を伝える意味でも、ゲストに喜ばれるものを準備しましょう。単に記念品・お土産を渡すだけでなく、心温まるメッセージを添えて、ゲストに感謝の気持ちを伝えるのもおすすめです。
記念品・お土産のアイデア
- 自社の人気商品のお試しセット
- 高級チョコレートや焼き菓子、ジャムや蜂蜜などのスイーツ
- ミニボトルの飲み物
- アロマキャンドルやハンドクリーム、バスソルトなどのフレグランスアイテム
- 地域ならではの伝統工芸品や食材を使ったお菓子
- 自社のマスコットキャラクターを使ったグッズ
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レセプションパーティーの会場選びのポイント
会場選びは、参加者の満足度やパーティーの成功を左右する重要な要素です。ゲストの満足度を高めるために、以下のポイントを押さえましょう。
交通アクセス
会場へのアクセスがしやすいと、パーティーの参加率も高まります。より多くの方に参加してもらえるよう、最寄り駅から徒歩圏内の会場を選びましょう。パーティーが夜に行われる場合は、終電や最終バスの時間も確認する必要があります。ゲストが帰りの交通手段に困らないように、送迎バスやタクシーチケットの用意も考えておきましょう。
収容人数
収容人数は、会場を決めるうえで特に重要なポイントです。会場が狭すぎると、参加者に窮屈な思いをさせてしまいます。逆に広すぎる会場だと、空いたスペースが目立って寂しい印象になり、盛り上がりに欠ける可能性があります。参加人数から概算して広すぎず、狭すぎない会場を選びましょう。
立食パーティーの場合は、料理を置くテーブルや機材用のスペースを除き、ゲスト一人当たり1㎡の広さが必要だとされています。
レイアウトの自由度
パーティー会場を選ぶ際に意外と見落としがちなのが、レイアウトの自由度です。会場のレイアウトによっては、ゲストが移動しにくい、ステージが見えにくいなどの問題が発生する可能性があります。パーティーのコンセプトや参加人数に合わせて、会場の内装やレイアウトを自由に変更できるかどうか事前に確認しておきましょう。
機材や設備
音楽やエンターテインメントは、パーティーの盛り上がりを左右します。演出効果を高める設備や機器が揃っているかどうか事前に確認しましょう。マイクやプロジェクター、音響設備などが整っていると、演出の自由度が上がります。会場に設備がなければ別途機材を持ち込む必要があるため、搬入ルートも確認しておきましょう。
利用料金
予算内で会場を選ぶためには、会場費だけでなく、追加料金やサービス料なども含めた総額を確認する必要があります。予算の範囲内に収まったとしても、会場の設備やサービスが料金に見合っていなければ意味がありません。コストパフォーマンスを考慮して、バランスのとれた料金設定の会場を選びましょう。
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東京でレセプションパーティーにおすすめの会場3選
東京都内にある、レセプションパーティーにおすすめの会場3選を紹介します。
1．IKUSA ARENA
「IKUSA ARENA」は、株式会社IKUSAが運営するイベントホールです。会場に足を踏み入れると、伝統的な和とモダンが融合したエントランスが広がり、ゲストの高揚感を高めます。アクティビティスペースは床面積1,000㎡以上の広さを誇り、盛大なレセプションパーティーに最適です。本格的な音響・照明・映像機材も揃っており、華やかで上質な空間を演出します。飲食物の持ち込みができ、ケータリングサービスにも対応しています。シーンにふさわしい料理でパーティーを華やかに盛り上げます。
会場のレンタルだけでなく、パーティーのプランニングから事前準備、当日の運営までワンストップでサポートを依頼できるのがIKUSAの特徴です。イベントの企画実績は年間1,000件以上あり、これまでに培ってきた経験とノウハウを活かし、イメージどおりのパーティーを実現します。
公式サイト：https://arena.ikusa.jp/
2．パレスホテル東京
「パレスホテル東京」は、東京・丸の内にあるラグジュアリーホテルです。大中小さまざまなサイズの宴会場があり、ゲストの人数によって選ぶことができます。最大1,500名の収容が可能な2階大宴会場「葵」は、窓が大きく開放的なのが特徴です。和田倉噴水公園に面しており、高さ7m、幅22mの大窓から目の前に広がる緑と水の景色を楽しむことができます。さらに、8面の電動昇降式スクリーンや最新の映像・照明・音響システムを備え、多彩な演出が可能です。
公式サイト：https://www.palacehoteltokyo.com/meetings-events/
3．浅草橋ヒューリックホール&カンファレンス
「浅草橋ヒューリックホール&カンファレンス」は、隈研吾氏のデザインコンセプトをもとに設計された、多目的イベントホールです。館内には大ホール1部屋と小会議室6部屋を有しています。2階の大ホールは、温もりあふれる木目調で、シンプルで使いやすい空間です。ホール、ホワイエ、控室などすべて貸切で利用できます。浅草橋駅から徒歩1分、秋葉原から1駅、羽田・成田空港まで1本というアクセスの良さも魅力です。
公式サイト：https://hulic-hall.com/about-hall/
まとめ
レセプションパーティーは企業のイメージを左右する重要なイベントです。パーティーを成功に導くために、入念に準備を行いましょう。特に会場選びは、イベントの印象を決める重要な要素です。交通アクセス、キャパシティ、予算などのポイントに着目し、適切な会場を選びましょう。レセプションパーティーの実施を検討している方は、ぜひ今回の記事を今後の準備に役立ててください。
和モダンな内装、500人規模のアクティビティスペース、配信・演出設備が揃った東京の複合型体験施設「IKUSA ARENA」
この記事を書いた人
IKUSA ARENA編集部
IKUSA ARENAは、池袋から25分、新宿から35分の都内イベント施設です。700名以上収容可能な本施設は、音響設備やスクリーンを完備しており、運動会や懇親会、音楽イベントなど、さまざまな用途でご利用いただけます。
